Dice la consultora especializada Headwway, que (en un promedio de diversos países) se puede decir que hasta el 75% de los trabajadores no tiene un buen recuerdo de sus primeros días en la empresa que los ha contratado.
Por eso se ha popularizado en concepto de “Onboarding”; se trata de dar una cálida bienvenida y una introducción al nuevo lugar y las nuevas tareas que sea placentera: lo que se dice un “soft landing” (aterrizaje suave). Y, como no puede ser de otra manera en estos tiempos, el Onboarding ha de ser digital.
Definamos
Un buen departamento de Recursos Humanos (RR.HH) es el que se desvela porque los nuevos colaboradores se sientan cómodos desde el primer día, sobre todo si se trata esos talentos “tech” que hoy cuesta tanto encontrar y retener. Y es igualmente importante, o más, que conozcan e incorporen los valores de la empresa inmediatamente. De modo que, una vez seleccionados los aspirantes, empleando los medios más idóneos, no se los puede dejar librados a su suerte, por muy capacitados que vengan.
Por eso podemos definir el Onboarding digital como el proceso a distancia que permitirá la mejor y más rápida adaptación del nuevo empleado a la organización, eliminando cualquier fricción posible. Hasta qué punto es importante esto, que un estudio de la Harvard Business Review revela que un 33% de los nuevos colaboradores de una empresa piensa seriamente en abandonar su puesto durante los seis primeros meses tras su incorporación, y un 23% lo hace antes de cumplir el primer año.
Y un informe de LinkedIn agrega que hasta un 4% de los nuevos empleados/as que han tenido una mala experiencia en su primer día dejan su puesto casi de inmediato. Como promedio, el 22% de los cambios de trabajo se producen durante los primeros 45 días. Y aconsejan eliminar este problema con un seguimiento minucioso del colaborador durante sus primeros 45/60 días.
¿Por qué digital?
Porque así está el mundo hoy: digitalizado. Y como debido a la pandemia de COVID-19 se ha generalizado el trabajo a distancia, en gran medida la “virtualización” de los procesos de admisión en las empresas se ha vuelto igualmente remoto.
¿Qué se debe tener en cuenta, entonces?
\ Lo más importante: humanizar el proceso para tener la confianza del candidato. Ya que todo será online, es indispensable que sea un proceso suave y amable.
\ Firma de contratos: Habrá que recurrir a herramientas para la firma digital de documentos que agilicen este proceso de Onboarding. Y no olvidar que no solo se pone por escrito la relación laboral y sus condiciones; también los términos de compliance, responsabilidades personales y empresarias por resarcimientos, políticas de confidencialidad, uso y/o sesión de equipos, etc.
Aquí se deberá recurrir a un sistema de gestión documental, que le facilite al recién llegado el acceso a todos los documentos que pueda necesitar.
\ Video inducción: Dadas las circunstancias, habrá que organizar una videollamada con todos los involucrados en el trabajo del candidato ingresante. Y que quien lo presenta en ese momento sea su mentor, a fin de que no se sienta solo y perdido.
\ Fomentar la actitud proactiva del nuevo colaborador, para que tenga la voluntad de explorar y el compromiso de esforzarse por entender todos los materiales y herramientas que se le proporcionen, dándole el uso previsto.
\ Explicarle con lujo de detalles el plan de contingencia de la empresa: O sea, qué hacer en casos de crisis y emergencias. Esto es para que el ex candidato y flamante empleado tenga la mayor autonomía posible y se sienta “empoderado” desde el principio, siendo lo menos dependiente posible de otros.
Entonces, el gran desafío es no dejar a un lado el contacto humano, por muy mediado que esté por software y hardware surtido. Así los nuevos colaboradores tendrán pasión por su trabajo, sentido de pertenencia, satisfacción por su nuevo rol, con mayor fidelización y productividad.
